Kalkulation und Kostenvoranschläge


Leistungen als Basis Ihrer Kalkulation

In den Stammdaten legen Sie Leistungen an, die Sie anbieten wollen und legen die Verkaufspreise fest.
Dabei können Sie optional für einzelne Kunden Sonderpreise hinterlegen, die dann automatisch beim Erstellen eines Kostenvoranschlages oder einer Rechnung berücksichtigt werden.

Gleichzeit ordnen Sie bereits an dieser Stelle einer Leistung den entsprechenden Aufwand zu.

Im einfachsten Falle ist dieser mit der Leistung identisch.

Wenn Sie z.B. eine Leistung „Art Direction“ pro Stunde kalkulieren und anbieten wollen, dann benötigen Sie für die Erbringung dieser Leistung einen Mitabeiter, der die Funktion „Art Direction“ ausübt. Der Aufwand für diese Leistung ist also die Funktion „Art Direction“ und zwar in der gleichen Menge wie die Leistung.

Wenn Sie aber eine Pauschalleistung für einen Festpreis anbieten wollen, wie z.B. „Konzeption und Layout von Briefpapier“, dann steht dahinter als Aufwand die Arbeit von verschiedenen Mitabeitern, in diesem Falle vielleicht 3 Stunden „Art Direction“, 4 Stunden „Layout und Reinzeichnung“ und 3 Stunden „Beratung und Jobmanagement“.

Erstellung der Jobkalkulation

Beim Erstellen einer Jobkalkulation wählen Sie die anzubietende Leistung einfach per Klick aus, dabei wird der hinterlegte Preis und der zu Grunde liegende Aufwand automatisch übernommen. Alle Angaben sind natürlich in jeder Kalkulation individuell änderbar.

Mit der Jobkalkulation wird gleichzeitig auch der Kostenvorschlag (KVA) für den Kunden erstellt.

Um auch bei vielen unterschiedlichen Positionen den Überblick zu behalten, kann jede Kalkulation in mehrere Gruppen oder Leistungsmodule unterteilt werden.

Die Kalkulation bietet Ihnen einen präzisen Überblick über den zugrundeliegenden Aufwand und den zu erwartenden Ertrag für diesen Job oder Teiljob.

Auch die Ressourcenplanung erfolgt an dieser Stelle.

Druckvorlagen

Die Druckvorlagen für KVAs und Rechnungen passen wir natürlich Ihrem Wunsch entsprechend an. Dabei besteht die Möglichkeit, verschiedene Druckvorlagen für die Dokumente zu hinterlegen, so das Sie jederzeit die passende Vorlage auswählen können.

Fremdleistungen

Ein ganz wichtiges Thema in jeder Werbeagentur sind die Fremdleistungen.

Die :agentursuite verfügt deshalb über ein automatisches Fremdleistungs-Management.

Gleich bei der Erfassung einer Rechnung eines Lieferanten mit einer Fremdleistung wird die jeweilige Leistung einem Kundenjob oder direkt einer angebotenen Leistung in einer Jobkalkulation zugeordnet.

Ist die Fremdleistung erst einmal so registriert, kann nie wieder vergessen werden, sie dem jeweiligen Kunden weiter zu berechnen.

Für kleinere Fremdleistungen, die nicht im Kostenvorschlag enthalten sind, wie z.B. die Kosten für Kuriere oder Proofs, gibt es die Kategorie „WB direkt“. „WB“ steht für „WeiterBerechnen“ und „direkt“ bedeutet, daß diese Leistung in keinem Kostenvoranschlag auftaucht.

Wenn Sie später aus dem KVA auf Knopfdruck die Rechnung für Ihren Kunden erstellen, erkennt die :agentursuite automatisch, wenn für diesen Job noch weitere Fremdleistungen angefallen sind und fügt diese dann der Rechnung hinzu.

KVA Statussystem und Workflow
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KVA Statussystem


Jeder KVA folgt einem Workflow auf Grundlage eines ausgeklügelten und bewährten Statussystems.

Aus dem aktuellen Status eines Kostenvoranschlages ergibt sich seine Einordnung in das Gesamtsystem und sein Platz in verschiedenen Bereichen des Controllings.

Aufgrund des festen Workflows können sogar vollautomatisch Aktionen definiert und Wiedervorlagen erzeugt werden.

Wurde ein neuer KVA erstellt erstellt und vom erstellenden Berater für gut befunden, wird z.B. automatisch eine Aktion erzeugt, die den zuständigen Teamleiter auffordert, sich die Kalkulation anzusehen und für die Weiterleitung an den Kunden freizugeben, oder eben auch nicht.

Durch dieses Workflow System wird sogar etwas möglich, was sich zwar viele Chefs wünschen, was jedoch nur selten wirklich funktioniert: Der Blick in die Zukunft. Hat ein KVA den Status „Auftrag erteilt“ erreicht, dann werden die kalkulierten Leistungen aufgrund der angegebenen Leistungszeiträume mit in die Umsatzvorschau im Controlling aufgenommen.